El modelo 'te cobramos sobre lo que ahorrás': por qué no funciona a largo plazo

A primera vista, el modelo suena atractivo. El proveedor no cobra un abono fijo — cobra un porcentaje del ahorro que genera. Si no ahorrás, no pagás. Si ahorrás mucho, pagás proporcionalmente. Parece una alineación perfecta de incentivos.

Este modelo se llama gain-share o contingency, y es uno de los más frecuentes en servicios de auditoría y recuperación de gasto. Tiene lógica en un contexto específico: cuando la empresa todavía no tiene ningún proceso de gestión y hay mucho error acumulado por detectar. En ese momento, un proveedor que cobra por resultados puede capturar valor rápido para ambas partes.

El problema no es el modelo en sí. El problema es lo que pasa después.

Cómo funciona el gain-share

En un esquema gain-share aplicado a telecom, el proveedor realiza una auditoría del gasto, identifica errores y sobrepagos, negocia recuperos con los carriers y cobra un porcentaje de lo que logra recuperar o ahorrar.

El modelo funciona porque, al inicio de una relación, casi siempre hay errores acumulados: tarifas incorrectas, servicios zombie, descuentos no aplicados, cargos indebidos. Cuando el ecosistema telecom no fue gestionado de forma sistemática durante años, una revisión profunda puede encontrar un volumen significativo de irregularidades.

El proveedor captura parte de ese valor. El cliente recupera el resto. Parece una transacción justa.

La trampa estructural

El gain-share tiene un problema intrínseco: su viabilidad depende de que siempre haya algo significativo que ahorrar. Y eso no es sostenible.

Una vez que se corrigen los errores acumulados, se eliminan los servicios zombie, se recuperan los descuentos no aplicados y se renegocian las condiciones con los carriers, el ecosistema queda relativamente ordenado. El ahorro marginal de la siguiente intervención es mucho menor que el de la primera.

En ese punto, el modelo colapsa. No porque el proveedor haga algo mal, sino porque la estructura de incentivos que lo hacía viable ya no existe. El cliente ya no tiene grandes errores que corregir, el ahorro potencial es modesto, y el proveedor no puede sostener el servicio con una comisión sobre mejoras marginales.

Lo que suele pasar en la práctica: el proveedor reduce el nivel de servicio, el seguimiento se vuelve menos riguroso, o directamente la relación se termina. Y el ecosistema, sin nadie que lo gobierne de forma continua, vuelve a descontrolarse gradualmente.

El problema que el gain-share no resuelve

El gain-share está diseñado para recuperar valor pasado. No está diseñado para mantener el control en el tiempo.

El gasto telecom corporativo no es un problema que se resuelve una vez. El ecosistema cambia todos los meses: altas de empleados, bajas, cambios de sede, nuevos servicios, modificaciones de planes, renovaciones de contratos. Cada movimiento es una oportunidad para que la factura y la realidad operativa se desalineen.

Sin un proceso continuo que siga esos cambios, valide las facturas, mantenga el inventario actualizado y gestione la relación con los carriers de forma proactiva, los errores vuelven a acumularse. No en la misma magnitud que la primera vez, quizás, pero sí de forma constante y sistemática.

El gain-share captura la primera ola. No previene las siguientes.

Por qué el abono mensual es un modelo más sólido

El modelo de abono mensual — o managed service — parte de una premisa diferente: el valor no está en recuperar lo que se perdió, sino en evitar que se siga perdiendo.

Un proveedor que cobra un abono fijo tiene incentivos para mantener el ecosistema ordenado de forma continua. Su valor no depende de encontrar errores grandes — depende de que el proceso funcione bien mes a mes, de que el inventario esté actualizado, de que las facturas se validen sistemáticamente y de que los desvíos se detecten antes de que se acumulen.

Ese modelo también cambia la conversación con el cliente. En lugar de hablar de cuánto ahorramos este mes, la conversación es sobre el estado del ecosistema, la calidad de la información disponible para tomar decisiones, y las oportunidades de optimización que se identificaron de forma proactiva.

La cuenta que cierra

Para que el modelo de abono mensual tenga sentido económico, la cuenta tiene que cerrar. Y en la mayoría de los casos, cierra con claridad: el gasto telecom de la empresa más el abono del proveedor debe ser menor que el gasto telecom sin gestión.

Eso es posible porque la gestión sistemática reduce el gasto por dos vías: elimina los errores recurrentes que en promedio representan entre el 5% y el 12% del presupuesto, y mejora la posición negociadora de la empresa frente a los carriers al llegar a las renovaciones con información real y consolidada.

En muchas organizaciones, esa reducción es suficiente para cubrir el costo del servicio con margen. Y lo que queda, más allá del ahorro neto, es algo que no tiene valor monetario directo pero sí tiene valor operativo: visibilidad, trazabilidad y capacidad de governance sobre una categoría de gasto que antes era opaca.

Una última consideración

En las corporaciones, la obligación de governance sobre el gasto no es opcional. Un gerente no puede aprobar una factura sin justificarla. Alguien tiene que poder responder por el gasto telecom ante una auditoría interna, ante el consejo o ante una revisión de compliance.

Ese alguien puede ser un equipo interno. Puede ser una plataforma que el cliente opera por su cuenta. O puede ser un managed service que asume esa responsabilidad operativa de forma continua.

La pregunta no es si gestionar el gasto telecom — es con qué modelo. Y la respuesta debería considerar no solo cuánto se ahorra en el primer año, sino qué pasa en el segundo, en el tercero, y qué queda cuando el proveedor ya no tiene errores grandes que encontrar.

Preguntas frecuentes:

¿El modelo gain-share nunca tiene sentido?

Tiene sentido en una etapa inicial, especialmente cuando el ecosistema no fue gestionado durante mucho tiempo y hay un volumen significativo de errores acumulados. El problema surge cuando se plantea como modelo permanente, sin un componente de gestión continua.

¿Cómo sé si el modelo de abono mensual cubre el costo del servicio?

La forma más directa es comparar el gasto telecom proyectado con gestión (facturas corregidas + abono) contra el gasto sin gestión (facturas actuales sin validación). En la mayoría de los casos, la diferencia supera el costo del servicio.

¿Qué incluye un managed service de TEM?

Varía según el proveedor, pero en términos generales incluye: recolección y procesamiento de facturas, mantenimiento de inventario, validación factura-contrato y factura-inventario, asignación por centros de costo, seguimiento de desvíos con proveedores, reportes y dashboards, y alertas de vencimiento contractual.

¿Puede combinarse el gain-share con el managed service?

Sí. Algunos proveedores ofrecen modelos híbridos donde el abono base cubre la gestión continua y hay un componente variable por recuperos extraordinarios. Lo importante es que el componente base sea suficiente para sostener la operación continua independientemente del ahorro incremental.

El modelo de AFORAR — y por qué el abono mensual no es solo una preferencia comercial

AFORAR eligió el modelo de abono mensual desde su fundación. No porque sea el más fácil de vender — el gain-share tiene un argumento de entrada más atractivo para muchos compradores. Sino porque es el único modelo que puede sostener el valor en el tiempo.

La premisa del abono mensual en AFORAR es concreta: el gasto telecom de tu empresa más el abono de AFORAR debe ser menor que el gasto telecom sin gestión. Esa cuenta cierra porque la gestión sistemática reduce los errores recurrentes, mejora la posición negociadora con los carriers y elimina el costo de gestión interna que nadie estaba calculando. Y sigue cerrando en el año dos, en el año tres y en el año cinco — no solo en la primera ola de ahorro.

El modelo de abono también cambia los incentivos. AFORAR no gana más cuando hay más errores en las facturas. Gana cuando el proceso funciona bien y el cliente renueva. Eso genera una alineación natural: nuestro interés es que el ecosistema telecom del cliente esté ordenado, que los desvíos se detecten pronto, que las renovaciones se gestionen con anticipación y que la información esté siempre disponible para tomar decisiones.

En más de 20 años de operación, hemos visto qué pasa con los ecosistemas telecom que no tienen gestión continua. Vuelven a descontrolarse. No de golpe — gradualmente. Un servicio que no se da de baja a tiempo. Un descuento que vence y nadie lo renovó. Un contrato que se renueva automáticamente en condiciones que ya no son las mejores del mercado. Esos deslizamientos son lentos pero acumulativos.

El managed service de AFORAR existe para prevenir exactamente eso. No para encontrar lo que ya se perdió — para evitar que se siga perdiendo. Si estás evaluando modelos y querés entender cómo se construye la economía del abono en tu caso específico, podemos hacer ese análisis juntos. [email protected]

Si estás evaluando qué modelo de gestión tiene más sentido para tu organización, en AFORAR podemos ayudarte a hacer el análisis. Escribinos a [email protected].